Gelen ziyaretçiden kimlik alınır ve kaydı yapılır. Kaydı yapılan ziyaretçi turnike geçişini sağlar ve istenirse yemek hakkı da verilir. Kayıt yapıldığı anda ziyaretçinin giriş saati kaydedilir. Turnikeden kart okuttuğu sırada ise kart okuma saati olarak kaydedilir. Aradaki farklar raporlarda görülür. Çıkış işlemi turnike varsa turnikeden kart okutularak ve kimlik teslimi sırasında programdan çıkış yapmış ziyaretçiler içerisine ekler. Bir kez kayıt yapıldığında kişinin sonraki ziyaretlerinde isim ve soyadı otomatik bulur ve diğer tüm bilgilerine otomatik olarak ulaşılır. Bu da ziyaretçi kayıt işlemini oldukça küçük bir zaman diliminde yapmaya olanak verir.
Ziyaretçi Kontrol Sistemleri, geçiş kontrol sistemlerinin en önemli parçalarından biridir. Günümüzde özellikle büyük işletmelerde personel haricinde birçok kişi işletmeye Giriş - Çıkış yapmaktadır. Bu kişilerin kontrolü ve kayıt altına alınması ancak
ziyaretçi kontrol sistemleri yazılımı ile yapılabilmektedir. Bir işletmeye veya bir fabrikaya gelen tüm ziyaretçiler Geçiş kontrol yazılımı üzerinden kayıt altına alınarak, giriş ve çıkış yapabileceği noktalar ve zamanlar belirlenir. Bu rapor sayesinde geçmişte firmaya giren çıkan herkes kayıt altına alınmakta ve takip edilebilmektedir.
Ziyaretçi kontrol sisteminde kara liste kontrolü de mümkün olmaktadır. Örneğin; işletme içine girmesine izin verilmeyen bir kişinin kaydı yapılmak istendiğinde
Ziyaretçi Kontrol Sistemi yazılım sayesinde kullanıcı uyarılmakta ve ilgili kişiye kart ataması yapılamamaktır.
Ziyaretçi Kontrol Sistemleri geçiş kontrol sistemlerinin en önemli parçalarından biridir. Gelen ziyaretçilerin denetimlerinin sağlanması için yapılan bir sistemdir.
Sistem işletmeye gelen tüm ziyaretçilerin hareketlerini kontrol altına alır, kime geldiğini, hangi departmana, ne amaçla geldiklerini kimlik bilgilerinin üzerine kaydeder, daha sonra da günlük ya da haftalık bazda düzenli raporlar alınabileceği gibi ayrıntılı raporlarla da alınabilir.